Synchronisation des factures achat
Synchronisation des factures achat
Phase d’import
Après avoir reçu votre facture d’achat dans Yooz et complété ses informations, vous pouvez l’exporter vers BC via le connecteur TBS.
Une fois l’export terminé, le document arrive en temps réel dans la liste des exports Yooz sur BC.
Les données brutes reçues de Yooz sont stockées et consultables sur cette page.
Le document Yooz reste consultable via le lien Ouvrir document Yooz en haut de la page.
Phase de vérification
Les documents importés passent dans le traitement de vérification planifiable dans la file d’attente des travaux. Une action Vérification est également disponible en haut de l’enregistrement pour déclencher manuellement ce traitement.
Le traitement vérifie l’existence des données (fournisseur, code mode de règlement, devise, etc), récupère la société concernée en fonction de l’organisation et contrôle que les montants sont cohérents (pas de TTC inférieur au HT par exemple).
Une fois le document vérifié, il passe au statut correspondant et est éligible pour l’étape suivante.
En cas d’erreur de vérification, le document passe au statut Erreur vérification et les erreurs détectées sont récapitulées en bas de l’enregistrement.
Les documents en erreur sont également consultables depuis une pile du tableau de bord (profil standard Comptable).
Phase de traitement
La seconde étape consiste à traiter le document, cad. créer la facture ou l’avoir achat BC en fonction des informations de Yooz.
De même, ce traitement peut être exécuté manuellement ou via la file d’attente des travaux avec la chaine de paramètre IMPLEMENT.
Une fois le document traité, le lien vers le document BC est affiché sur la fiche de l’export Yooz.
Un encart Yooz dans l’onglet général du document achat vous permet de consulter l’enregistrement source ainsi que les montants HT / TTC provenant de Yooz pour contrôler votre document.
Un bouton Ouvrir dans Yooz est présent sur le document au niveau des actions pour vous permettre de consulter la facture originale dans Yooz.
En fonction des paramètres de votre organisation, les lignes peuvent être traitées ou non.
Lors de la validation de votre document, si l’option est cochée dans les paramètres de votre organisation, les montants seront contrôlés pour vérifier la cohérence avec ceux de Yooz.
Après validation, le lien vers Yooz est porté au niveau du document enregistré et des écritures comptables fournisseur générées.
Le lien sur l’enregistrement Yooz est également mis à jour.
Gestion des champs personnalisés
Yooz permet l’ajout de champs personnalisés au niveau de l’en-tête et des lignes de facture.
Actuellement, le connecteur permet de gérer jusqu’à 50 champs personnalisés.
Pour paramétrer le mapping de ces champs, rendez-vous sur la page de configuration du connecteur dans BC et cliquez sur l’action associée.
Les champs importés de Yooz redescendent sur votre enregistrement.
Cela permet d’alimenter des champs spécifiques BC sans avoir à réaliser de développement supplémentaire.
Extraction automatique des lignes de réception
Si un numéro de commande fournisseur a été précisé sur la facture d’achat Yooz et que vous avez choisi l’option de rapprochement des lignes commande achat au niveau de l’organisation, le traitement du document exécutera la gestion d’extraction des lignes de réception si celle-ci est trouvée.
Rapprochement en fonction du numéro en en-tête
Si les paramètres de l’organisation précisent de ne pas traiter les lignes achats, l’extraction des lignes de réception se fera en fonction du numéro de commande achat (YZ_PURCHASE_ORDER) de l’en-tête de document Yooz.
Un filtre sera effectué sur les réceptions achat enregistrées du fournisseur avec n° commande fournisseur = numéro de commande achat Yooz et quantité réceptionnée non facturée différente de zéro.
Les lignes seront ensuite extraites sur la facture via l’action standard d’extraction des lignes réception. Les utilisateurs devront vérifier manuellement les montants avant validation.
Rapprochement en fonction du numéro sur les lignes
Si les paramètres de l’organisation précisent de traiter les lignes achats, le numéro de commande Yooz au niveau des lignes (YZ_PURCHASE_ORDER_NUMBER) sera utilisé pour effectuer le rapprochement.
Pour chaque ligne, on effectue un filtre sur les lignes réception achat enregistrées avec la même combinaison n° commande fournisseur / n° article / n° compte comptable (en fonction du groupe compta. Produit). On compare ensuite la quantité des lignes réception correspondantes avec la quantité facturée sur la ligne Yooz, et on effectue ce rapprochement. Ainsi, la facturation partielle d’une ligne est possible, et un contrôle est effectué pour vérifier l’existence et la quantité réceptionnée suffisante.
Supprimer un document
La suppression d’un document achat lié à Yooz est bloquée par défaut pour éviter les différences de données. Si jamais vous souhaitez supprimer un document, par exemple pour le recréer en cas d’erreur, vous devez tout d’abord passer par la fiche export Yooz et utiliser l’action Supprimer lien document.
Les champs correspondants (lien vers document, type et n°) seront vidés, et le document achat BC pourra ensuite être supprimé.